Informationen über das Hinweisgebersystem der Leier Baustoffe GmbH & Co KG

 

1. Ziel

Für die Leier Baustoffe GmbH & Co KG (im Folgenden als Arbeitgeber bezeichnet) ist Integrität von hoher Bedeutung. Ebenso wichtig ist es, potenzielle Regelverstöße und Missbräuche durch Mitarbeiter und Lieferanten zu erkennen und zu unterbinden.

 

Zu diesem Zweck hat der Arbeitgeber eine Ermittlungsstelle eingerichtet und beauftragt, ein unabhängiges, unparteiisches und vertrauensvolles Hinweisgebersystem im Einklang mit dem HinweisgeberInnenschutzgesetz – HSchG von 2023 (Gesetz XXVII IA 3087/A) zu betreiben. Die Mitarbeiter der Leier Ermittlungsstelle (im Folgenden: Betreiber) sind geschult und prüfen sowie bearbeiten alle Meldungen gründlich und systematisch.

 

Das Hinweisgebersystem zielt insbesondere darauf ab, Fälle von Betrug, Diebstahl, Veruntreuung, Sachbeschädigung, Korruption sowie Verstöße gegen steuerliche oder

finanzielle Vorschriften und unethisches Verhalten oder Verstöße gegen die Geschäftspolitik und -abläufe des Unternehmens zu untersuchen, gemäß §3 des HinweisgeberInnenschutzgesetzes – HSchG.

 

Reklamationen zu Produkten und Dienstleistungen der Leier Baustoffe GmbH & Co KG sind nicht über das Hinweisgebersystem einzureichen, da das Hinweisgebersystem solche

Beschwerden und Rückmeldungen nicht annimmt und nicht untersucht.

 

2. Schutz für Hinweisgeber

Die wichtigste Säule unseres Hinweisgebersystems ist ein faires Verfahren.

 

Leier stellt sicher, dass Hinweisgeber, die rechtmäßige Meldungen machen, keinerlei Repressalien, Nachteile, Bedrohungen oder andere negative Konsequenzen aufgrund ihrer Meldung erfahren, auch wenn die Untersuchung der Meldung ergibt, dass sie unbegründet war. Schutz wird nicht gewährt, wenn die Meldung böswillig gemacht wurde oder auf Informationen basiert, die zum Zeitpunkt der Meldung nicht wahr waren und die der Hinweisgeber mit gutem Grund nicht für wahr halten konnte.

 

Neben dem in dieser Mitteilung beschriebenen internen Hinweisgebersystem können Meldungen auch über separate Hinweisgebersysteme von staatlichen Stellen eingereicht werden.

 

3. Hinweisgeber

Jeder, der im Zusammenhang mit der Tätigkeit des Arbeitgebers oder dessen Beschäftigten eine rechtswidrige oder möglicherweise rechtswidrige Handlung, ein Versäumnis oder einen anderen Missbrauch beobachtet hat oder darüber verlässliche Informationen besitzt, kann eine Meldung abgeben. Dies gilt insbesondere für aktuelle und ehemalige Mitarbeiter, Beauftragte, Unternehmer und Vertragspartner der Leier Baustoffe GmbH & Co KG. Der Kreis der Hinweisgeber wird in §2 Abs. 1,2 und 4 des HSchG festgelegt.

 

Leier ermöglicht anonyme Meldungen. Bei zweckgemäßer Nutzung des Hinweisgebersystems wird die Identität anonymer Hinweisgeber nicht ermittelt. Bei anonymen Meldungen kann es jedoch vorkommen, dass der Ermittler die zur Untersuchung und Lösung des Problems erforderlichen Informationen nicht beschaffen kann. Daher empfehlen wir, falls möglich, Ihren Namen und mindestens eine Kontaktmöglichkeit (Postadresse oder E-Mail-Adresse) anzugeben. Gemäß dem HinweisgeberInnenschutzgesetz kann die Untersuchung anonymer Meldungen entfallen.

 

4. Inhalt der Meldung

Das Hinweisgebersystem zielt darauf ab, insbesondere Fälle von Betrug, Diebstahl, Veruntreuung, Sachbeschädigung, Korruption sowie Verstöße gegen steuerliche oder

finanzielle Vorschriften und unethisches Verhalten oder Verstöße gegen die Geschäftspolitik des Unternehmens zu untersuchen.

 

Bitte formulieren Sie Ihre Meldung so konkret und präzise wie möglich, um eine zügige Bearbeitung zu ermöglichen. Geben Sie persönliche Daten nur in dem für die Untersuchung unbedingt erforderlichen Umfang an – seitens des Hinweisgebers ist dies ausschließlich der Name und eine Kontaktmöglichkeit.

 

Bitte geben Sie unbedingt an:

• welche Art von Missbrauch vorliegt und was Gegenstand der Meldung ist,
• gegen wen sich die Meldung richtet, falls bekannt, oder falls Sie einen begründeten Verdacht haben, wer den Missbrauch begangen hat,
• wann und wo der Missbrauch stattgefunden hat,
• welche Beweise Ihnen vorliegen oder auf welche Belege Sie verweisen können.

 

Bitte erklären Sie in der Meldung nach Möglichkeit, dass Sie diese in gutem Glauben zu den Umständen und Missbräuchen machen, von denen Sie Kenntnis haben oder die Sie mit hinreichendem Grund für wahr halten.

Zur Aufklärung des Sachverhalts kann es erforderlich sein, dass der Ermittler während der Untersuchung Kontakt mit dem Hinweisgeber aufnimmt.

 

5. Einreichung einer Meldung

 

• E-Mail: hinweisgeber@leier.at. Es wird empfohlen, im Betreff der E-Mail „VERTRAULICHE MELDUNG“ anzugeben. Anonyme Meldungen sind beispielsweise durch die Verwendung einer Einweg-E-Mail-Adresse möglich.
• Post: Leier Hungária Kft., Leier Ermittlungsstelle, Baross G. Straße 42, 9024 Győr, Ungarn. Es wird empfohlen, auf dem Umschlag „VERTRAULICHE MELDUNG“ zu vermerken.

• Persönlich: Dienstags und mittwochs an Arbeitstagen zwischen 10 und 12 Uhr: Leier Hungária Kft., Leier Ermittlungsstelle, Baross G. Straße 42, 9024 Győr, Ungarn.

 

Gemäß § 11 des HSchG ist eine Meldung dann rechtmäßig, wenn (1) der Hinweisgeber die Meldung über eines der Hinweisgebersysteme entsprechend den gesetzlichen Vorschriften erstattet hat, (2) die Informationen aus der beruflichen Tätigkeit des Hinweisgebers stammen, einschließlich der in § 13 des HSchG, und (3) der Hinweisgeber davon ausgehen konnte, dass die gemeldeten Informationen zum Zeitpunkt der Meldung der Wahrheit entsprachen.

 

6. Untersuchung der Meldung

Eine mündliche, telefonische oder persönliche Meldung wird vom Ermittler des Betreibers schriftlich festgehalten und dem Hinweisgeber zur Überprüfung, Korrektur und Zustimmung zur Unterschrift übermittelt.

 

Innerhalb von sieben Tagen nach Eingang einer schriftlichen Meldung erhält der Hinweisgeber eine Eingangsbestätigung sowie allgemeine Informationen zum Ablauf und zu den Datenschutzrichtlinien. Anschließend prüft der Betreiber die Meldung und entscheidet, ob eine Untersuchung durchgeführt wird oder die Meldung entfallen kann. Liegen ausreichende Anhaltspunkte für Regelverstöße oder Missbrauch vor, wird eine Untersuchung eingeleitet.

 

Die Untersuchung kann entfallen, wenn: a) der Hinweisgeber nicht identifiziert werden kann, b) die Meldung nicht von einer gemäß §2 des HSchG berechtigten Person stammt, c) die Meldung eine wiederholte, inhaltlich gleiche Meldung desselben Hinweisgebers ist, d) das öffentliche oder schwerwiegende private Interesse nicht im Verhältnis zur Einschränkung der Rechte der betroffenen Person durch die Untersuchung steht.

 

Im Falle einer Entlassung wird der Hinweisgeber schriftlich über den Grund informiert.

 

Die Ermittlungsstelle von Leier besteht aus einem Rechtsberater und einem HR-Leiter. Der Ermittler, der die Meldung entgegennimmt oder den Hinweisgeber persönlich empfängt, führt die Untersuchung durch. Er kann die Untersuchung jedoch einem anderen Ermittler übergeben oder einen weiteren Ermittler hinzuziehen, wenn dies für eine unparteiische Bearbeitung zweckmäßig ist.

 

Die Untersuchung umfasst die Sammlung von Fakten und, falls erforderlich, die Beschaffung zusätzlicher Beweise und Daten. Der Ermittler behandelt jede Meldung in jeder Phase der Untersuchung streng vertraulich, und nur er hat Zugang zu den Angaben des Hinweisgebers.

 

Bis zum Abschluss der Untersuchung oder der formalen Einleitung von Disziplinarmaßnahmen dürfen die Ermittler Informationen über den Inhalt der Meldung und die betroffene Person nur mit jenen organisatorischen Einheiten oder Mitarbeitern des Arbeitgebers teilen, die für die Durchführung der Untersuchung unbedingt notwendig sind. Gegebenenfalls können in die Untersuchung folgende Personen einbezogen werden:

 

• Hauptbuchhalter des Arbeitgebers,
• Leiter der Controlling-Abteilung,
• Sicherheitsbeauftragter,
• externer Sachverständiger.

 

Für die Untersuchung einer Meldung stehen maximal 30 Tage zur Verfügung. Bei Bedarf kann diese Frist verlängert werden, wobei der Hinweisgeber über den Grund und das voraussichtliche Abschlussdatum informiert wird. Die Untersuchungsdauer darf drei Monate nicht überschreiten.

 

Während der Untersuchung wird die Richtigkeit der in der Meldung enthaltenen Umstände bewertet. Der Betreiber stellt sicher, dass die persönlichen Daten des Hinweisgebers und der betroffenen Person nur den Berechtigten zugänglich sind. Am Ende der Untersuchung fasst der Betreiber die Ergebnisse in einem Bericht zusammen und legt die Maßnahmen fest, die zur Behebung des Missbrauchs geeignet sind. Falls erforderlich, veranlasst der Betreiber die Einleitung eines Strafverfahrens. Der Arbeitgeber trifft auf der Grundlage des Berichts die geeigneten Maßnahmen zur Behebung des Missbrauchs.

Der Betreiber informiert den Hinweisgeber schriftlich über die Untersuchung, deren Ergebnis sowie über die getroffenen oder geplanten Maßnahmen.

 

7. Datenschutzerklärung

Der Verantwortliche informiert die Betroffenen gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 (Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO) über die Datenverarbeitung im Rahmen des Hinweisgebersystems wie folgt:

 

7.a) Verantwortlicher, Auftragsverarbeiter, Gemeinsame Datenverarbeitung:

Im Zusammenhang mit dem Hinweisgebersystem gilt der Arbeitgeber als Verantwortlicher:

 

• Name: Leier Baustoffe GmbH & Co KG.
• Anschrift: Johannesgasse 46, 7312 Horitschon
• E-Mail: info@leier.at
• Für Meldungen: hinweisgeber@leier.at
• Telefonnummer: +43 2610 / 423 75

 

Der Verantwortliche kann gemäß Artikel 28 DSGVO Auftragsverarbeiter für den Betrieb des Systems und die Untersuchung der Meldungen hinzuziehen:

• IT-Systembetreiber der Leier Gruppe: Leier Monolit KT., Baross G. Straße 42, 9024 Györ.

Eine gemeinsame Datenverarbeitung kann erfolgen, wenn die Meldung mehrere Arbeitgeberaktivitäten betrifft. In diesem Fall gelten die Arbeitgeber als gemeinsame Verantwortliche.

 

7.b) Zweck der Datenverarbeitung:

Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich zur Untersuchung der Meldung und zur Behebung oder Beendigung des gemeldeten Verhaltens.

 

7.c) Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung:

Die Datenverarbeitung basiert gemäß Artikel 6 DSGVO auf der rechtlichen Verpflichtung des Verantwortlichen zur Umsetzung und Prüfung des Hinweisgebersystems, wie es das Beschwerdegesetz vorschreibt.

 

7.d) Betroffene Personen:

Die von der Datenverarbeitung im Rahmen des Hinweisgebersystems betroffenen Personen können sein:

 

• a) der Hinweisgeber,
• b) die Person, deren Verhalten oder Unterlassung Anlass zur Meldung gegeben hat,
• c) jede Person, die wesentliche InformaUonen zu den in der Meldung genannten Sachverhalten besitzt.
•  

7.e) Umfang der verarbeiteten Daten

Es werden ausschließlich die personenbezogenen Daten verarbeitet, die zur Untersuchung der Meldung unbedingt erforderlich sind. Daten, die nicht zu diesem Kreis gehören, werden vom Ermittler des internen Hinweisgebersystems umgehend gelöscht.

 

7.f) Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

Falls aufgrund der Meldung keine Untersuchung eingeleitet wird, weil diese entfallen kann oder die Meldung unbegründet ist oder keine weiteren Maßnahmen erforderlich sind, werden die Daten innerhalb von 60 Tagen nach Entscheidung über den Verzicht oder Abschluss der Untersuchung gelöscht.

 

Wird aufgrund der Untersuchung eine Maßnahme eingeleitet (einschließlich disziplinarischer oder rechtlicher Verfahren), dürfen die persönlichen Daten der Meldung bis zum Abschluss der Verfahren verarbeitet werden. Der Betreiber prüft jedoch jährlich die Notwendigkeit der fortgesetzten Verarbeitung.

 

7.g) Datenübermittlung

Grundsätzlich gibt der Verantwortliche die in der Meldung enthaltenen sowie während der Untersuchung erlangten Daten nicht an Dritte weiter. Er behält sich jedoch das Recht vor, in Einzelfällen, falls der Untersuchungsgegenstand es erfordert, einen Hinweisgeberanwalt, eine externe Organisation oder einen Sachverständigen einzubeziehen. Der Hinweisgeber und andere Betroffene werden in Übereinstimmung mit den Vorgaben des Beschwerdegesetzes darüber informiert.

 

Die im internen Hinweisgebersystem verarbeiteten Daten dürfen nur dann in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden, wenn der Empfänger sich rechtlich zur Einhaltung der Vorschriften des Beschwerdegesetzes und zum Schutz personenbezogener Daten verpflichtet.

 

Die persönlichen Daten des Hinweisgebers dürfen – außer in den folgenden Fällen – nur an eine Behörde weitergegeben werden, die zur Bearbeitung der Beschwerde berechtigt ist (z. B. Polizei, Staatsanwaltschaft bei Anzeige), und wenn:

 

• die Behörde gesetzlich zur Datenverarbeitung befugt ist, oder
• der Hinweisgeber der Datenweitergabe zugestimmt hat.

 

Wenn offensichtlich wird, dass der Hinweisgeber in böser Absicht falsche Daten oder Informationen bereitgestellt hat und (i) dies auf eine Straftat oder Ordnungswidrigkeit hindeutet, sind die persönlichen Daten der für das Verfahren zuständigen Behörde oder Person zu übermitteln, oder (ii) wahrscheinlich anderen unrechtmäßigen Schaden oder andere Rechtsverletzungen verursacht hat, sind die Daten auf Anfrage an die für das Verfahren zuständige Stelle weiterzuleiten.

Die persönlichen Daten des Hinweisgebers dürfen ohne seine Zustimmung nicht offengelegt werden.

 

7.h) Automatisierte Entscheidungsfindung und Profilbildung

Im Rahmen der Datenverarbeitung findet keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profilbildung statt.

 

7.i) Regeln zur Ausübung der Betroffenenrechte

Nach Nachweis ihrer Identität können Betroffene in Bezug auf die Datenverarbeitung folgende Rechte geltend machen:

 

• Auskunft über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten verlangen,
• Berichtigung ihrer personenbezogenen Daten verlangen,
• Löschung ihrer personenbezogenen Daten verlangen,
• Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten verlangen,
• Widerspruch gegen die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten einlegen,
• unter den gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Datenübertragbarkeit ausüben,
• Rechtsmittel einlegen: Sie haben das Recht, bei der Aufsichtsbehörde (Österreichische Datenschutzbehörde, www.dsb.gv.at, 1030 Wien Barichgasse 40-42, Tel.: +43 1 52 152-0) ein Verfahren einzuleiten.

 

Wenn die Meldung eine natürliche Person betrifft, dürfen die persönlichen Daten des Hinweisgebers der Person, die eine Auskunft verlangt, nicht offengelegt werden.

 

Eine ausführliche Information zu den Betroffenenrechten finden Sie in den Kapiteln 2., 3. und 4 der Datenschutzerklärung, die auf der Website des Verantwortlichen verfügbar ist: www.leier.at/datenschutz.

 

Falls Sie keine Antwort auf Ihre datenschutzbezogene Frage in dieser Mitteilung gefunden haben, wenden Sie sich bitte an den Verantwortlichen (info@leier.at).

 

8. Veröffentlichung

Der Arbeitgeber veröffentlicht diese Mitteilung kontinuierlich auf der Website www.leier.at sowie an der Anschlagtafel des Standortes oder im Empfangsbereich.

 

Stand 19.07.2023